做好贫困学生资助档案归档管理工作的策略分析

四川省岳池县学生资助管理中心  罗黎

摘要

贫困学生资助档案管理工作是学生资助工作的重要组成部分，对学生资助工作的开展具有重要影响。本文笔者针对贫困学生资助档案归档管理工作进行了分析和研究，文章中简要阐述了贫困学生资助档案归档管理工作的主要内容，指出了现阶段贫困学生档案管理工作存在的主要问题，也指出了新时期做好贫困学生资助档案归档管理工作的有效途径。

关键字：贫困学生；档案管理；资助档案

贫困学生资助是我国教育合理展开的重要工作，也是我国重要的利民惠民政策，贫困学生资助从学前教育阶段展开到高等教育阶段，对于我国贫困学生的学习环境创设以及人才培养也起到了积极的作用。而在当前部分地区开展贫困学生资助工作中，贫困学生资助档案归档管理工作展开存在问题，不仅影响到贫困学生建档立案，同时也在一定程度上影响贫困学生资助工作。因此，做好贫困学生资助资料归档管理工作，对于学生资助工作的良好开展也具有重要作用。

1.我县贫困学生资助工作情况的数据分析

我国颁布的《国家中长期教育改革和发展规划纲要》（以下简称《纲要》）明确提出：“把促进公平作为国家基本教育政策。”《纲要》就“健全国家资助政策体系”作出全面部署，将“家庭经济困难学生资助”纳入重大教育改革发展项目，提出“不让一个学生因家庭经济困难而失学”的工作目标。我县是川东北地区为数不多的百万人口大县，公办幼儿园共34所，幼儿学生人数13876人，中小学校共97所，中小学生人数71903人，高中学校4所，高中学生人数10586人，中等职业学校1所，学生人数3156人，其他特殊教育学校1所，学生138人；民办幼儿园共123所，幼儿学生人数9248人，中小学校共15所，中小学生人数7882人，高中学校2所，高中学生人数1868人，中等职业学校4所，学生人数5954人。自2006年学生资助政策实施以来，在党和国家的大力资助下，党委、政府把学生资助工作作为解决经济困难学生最关心、最直接、最现实问题的民生工程来抓，逐步建立健全了从学前教育到高等教育的较为完善的学生资助政策体系，做到了覆盖所有公办和民办学校。十年来，我县累计资助学生约70万余人次，累计资助金额达3亿余元（不含义务教育阶段免除学杂费金额）。通过数据档案分析，我县资助政策现状表现为：一是学前幼儿减免保教费政策覆盖面有待进一步提高。目前，我县学前教育减免幼儿保教费政策覆盖面约为在校学生总人数的20%，由于学前教育阶段费用偏高，学生家庭经济负担较重，部分一般困难家庭未能纳入减免保教费政策范围。二是中职助学金资助面亟需进一步扩大。目前我县中职助学金的政策覆盖面约为在校一、二年级学生人数的20%，但高中阶段助学金的覆盖面已经达到在校学生人数的40%左右，二者差距较大。且中职学生中家庭经济困难学生比例高于高中学生，目前，中职助学金在保障原建档立卡学生优先资助的情况下，尚不能将低保家庭学生、特困供养家庭学生、家庭经济困难残疾学生等情况完全纳入资助范围。

2.贫困学生资助档案归档工作的主要内容

贫困学生资助档案归档管理工作是贫困学生资助工作的重要工作内容，特别对于贫困学生资助工作成效的体现具有重要影响。在实际工作展开过程中，主要包括以下几方面内容。

首先，贫困学生资助档案归档工作收集过程中，主要包括对辖区内贫困学生申请资料收集、辖区内贫困学生评审情况收集、公示情况收集、资助情况资料收集、资助金发放凭证收集及后续感恩教育收集等内容。

其次，贫困学生资助档案归档管理包括学前教育贫困幼儿减免幼儿保教费档案管理；义务教育阶段学生免除学杂费、免作业本费、为寄宿学生发放生活补助档案归档管理；高中教育阶段贫困学生免除学费和发放高中国家助学金归档管理；贫困大学生助学贷款、入学资助归档管理；建档立卡学生教育扶贫基金救助归档管理等主要工作内容。

最后，贫困学生资助档案归档管理包括纸质档案收集工作、电子档案建立工作以及档案使用查询工作。

3.贫困学生资助档案归档工作中存在的问题

在现代化档案管理工作中，保证信息档案的合理建立，能在最大程度上提升档案管理工作效率。同理，通过贫困学生资助档案归档管理的合理建立，才能保证辖区内的资助工作合理展开。但是，当前部分地区贫困学生档案管理工作展开过程中，还存在一定的问题，具体包括以下几方面内容。

3.1贫困学生资助档案的归档制度不完善

贫困学生资助档案归档制度不完善问题，也影响到了辖区内贫困学生资助工作的开展。目前，我县贫困学生资助档案管理较为分散，未能形成统一的管理制度，导致档案管理工作集中性能较弱，影响到档案归档管理工作效率。无论从服务性还是专业性来说，学生档案归档工作也应该和其他专项工作一样，需要建立各种标准，科学、及时建立规范的档案制度，对各单位都具有重要指导作用，学校归档制度的建立健全，对我县教育事业的长足发展存在重要促进作用。

3.2贫困学生资助档案的归档信息化体系不完善

贫困学生资助档案归档管理过程中，还存在有信息化体系不完善问题。在信息化技术发展背景下，贫困学生资助档案归档工作应该建立信息化档案体系，保证档案归档工作能够高效展开。但是，部分地区贫困学生资助档案信息化体系建设缺乏效率，信息化管理系统还未建成，档案归档管理人员的信息技术能力偏弱，以及信息安全问题都在一定程度上影响了贫困学生资助档案归档信息化建设。以我县为例，目前的资助归档工作尚处于依赖国家资助平台收集学生受助信息，暂未开发独立的资助工作信息化档案管理平台，主要归档形式为收集纸质档案，对后续各项保存、查询、迎检等工作带来了诸多不便。

3.3贫困学生资助档案的归档信息不全面

贫困学生资助档案归档工作是一项相对复杂的工作，其中包括档案资料收集、档案资料管理、档案资料查询等多项工作，且档案资料收集工作极为复杂，包括对地区内学校资料、贫困学生资料以及资助情况等收集工作，为了保证资料收集准确无误，在实际的资料收集过程中，还需对资料进行核实鉴定，部分单位证明或贫困家庭证明不完整、不规范，导致贫困学生资助工作档案归档难度较大。并且，在实际的贫困学生资助档案归档管理过程中，部分地区归档工作刚起步，缺乏资料收集经验以及档案归档经验，从而导致部分信息收集不全面，影响到后续的档案归档信息问题。

4.贫困学生资助档案归档管理工作开展的合理途径

4.1建立贫困学生资助档案归档工作制度

贫困学生资助档案归档工作开展过程中，还存在采集不全面，信息采集效率较低，影响信息采集真实性等问题。因此，想要良好的完成档案归档工作，应该建立严谨的档案归档工作制度，保证档案归档工作展开能够更有效率。

首先，需要建立贫困学生资助档案归档工作制度，资料收集工作是档案归档工作展开的重要工作内容，也是档案归档工作展开的核心内容，通过归档工作制度建立，保证档案归档工作展开更加有效。1.在资料归档工作中，要确定贫困学生资助资料收集范围，保证资料收集更加全面。例如，制度内规定收集各教育阶段资助项目的政策文件依据；县级当年下达的各项目名额情况；校内实施方案；学校资助工作会议记录；资助政策宣传资料；《家庭经济困难学生资助申请表》及相关贫困佐证资料；评审过程资料；相关公示图片；资金发放资料；资助育人、感恩教育资料；当年资助工作总结；投诉信访处理资料或其他需保存的资料等。通过资料收集范围制定，保证资料收集情况能够合理的展开，促进资料收集更有效率。2.资料归档工作制度建设过程中，应该建立资料核实制度，贫困学生资料收集过程中，有可能出现资料收集失准的情况，不仅会影响到贫困学生档案归档管理工作，也同时会造成贫困学生资助不公平问题，所以在资料收集制度建立过程中，应该建立资料核实制度，做好档案收集的价值鉴定工作，保证收集有效资料的同时能够对地区内贫困学生资助情况进行合理的调查，保证后续的归档以及查询工作能够良好的展开。3.档案归档工作制度建立过程中，应该建立地区内统一的建档工作制度，包括档案开卡建设、档案资料统一管理、档案资料信息化录入程序，都应该建立合理统一的工作模式，保证档案归档工作处理能够更加高效，也能够在最大程度上提升档案归档工作管理效率。4.档案归档工作制度建立过程中，还应建立信息化档案归档工作制度，在未来档案信息管理工作中，信息化档案管理将是档案管理的重要工作方向，在制度建立过程中，应该同步建立信息化档案归档方案，建立电子形式的档案归档管理制度，保证信息化档案建立以及归档更有效率^[1]。

其次，贫困学生资助档案归档制度建立过程中，还应该建立有贫困学生资助档案保存工作制度，以档案管理原则为基础，根据资助类别科学编制专项目录，做到分类、分卷装订成册，保存有条理，主次分明，存放科学，完善检索工具，便于日常调阅，提高档案利用率和档案管理工作的高效性。同时，尽量做好档案的保存与整理工作创新，使档案工作更加跟随时代发展的步伐。

最后，贫困学生资助档案查询利用制度建立，保证档案查询和使用工作能够合理完成。1.在贫困学生资助档案查询制度建立过程中，应该建立必要的档案管理查询权限，通过查询权限的设定，保证贫困学生资助档案归档管理工作更加严谨，防止出现档案随意查询篡改等问题发生，一定程度上也影响了档案管理工作效率。2.贫困学生资助档案归档查询制度建立过程中，还应该同步建立网络信息化查询渠道，对应该公示的信息资料部分进行合理的公示，保护学生以及公民的知情权，做到贫困学生资助档案归档管理公平，也是社会公平制度工作的重要体现^[2]。3.贫困学生资助档案查询制度建立过程中，必须做到严格保密，坚持学生资助档案不对外公开，有效保护学生及家庭隐私，查阅者不得损坏、涂改、或丢失学生资助档案。

4.2建立贫困学生资助档案归档信息化体系

贫困学生资助档案归档管理信息化体系建立，对于档案管理工作效率提升有非常重要作用，当前我国部分地区档案归档建设管理过程中，还存在有档案信息化建设不完善的问题，所以在地区贫困学生资助档案归档管理信息化建设过程中，应该注重档案归档信息化体系建立，具体可以从以下几方面工作展开。

首先，贫困学生资助档案归档工作管理过程中，应该建立档案归档信息化系统，利用信息化技术对相关部门进行系统建立，实现贫困学生资助档案归档信息化建设。信息化系统建设过程中，应该建设有资料信息获取功能、信息资料查询检索功能、信息系统安全防护功能、权限密码登录功能等，通过严谨的信息化体系建立，保证信息化工作展开更加高效^[3]。

其次，贫困学生资助档案信息化建设过程中，还应该建立分区和中心的联网，方便资料收集以及数据传输，从而保证贫困学生资助档案归档信息化管理更加有效。

4.3提升贫困学生资助档案归档人员素质

贫困学生资助档案归档管理工作优化过程中，还应该注重档案归档工作人员综合素质提升。一方面，贫困学生资助档案归档人员素质提升过程中，应该做好人员管理意识提升，确保熟悉所管理的档案资料，掌握查阅者的工作需求，掌握档案查阅规律，保证严谨的工作态度，促进其工作展开更加合理。另外一方面，最大程度提升档案管理工作人员信息化水平，科学掌握职业技能，保证其工作效率更高，更能够适应现代化资助档案归档管理人员综合素质^[4]。

结束语

本文笔者致力于该县学生归档工作能力提升，从归档管理人员综合素质提升、归档管理人员信息化水平提升、归档管理工作制度建立三个方面阐述了贫困学生资助档案归档管理工作的优化策略。希望能够提升贫困学生资助档案归档管理工作能力，对档案工作有所帮助。

参考文献

[1]张养民. 做好贫困学生资助档案归档管理工作的若干思考[J]. 经营者, 2018, 032(006):31-31

[2]花亚群. 浅谈贫困生资助档案管理[J]. 现代职业教育, 2018, 000(023):210.

[3]张养民. 学生资助项目档案管理存在问题及其改进策略[J]. 消费导刊, 2018, 000(011):262-262

[4]陈晓疆. 新疆高校资助经济困难学生档案管理的思考[J]. 档案学研究, 2019, No.168(03):76-78.