学生资助档案规范化管理的策略探寻

四川省岳池县学生资助管理中心  罗黎

摘要：学生资助是教育民主的重要举措之一，关系到千家万户贫困家庭学生完成学业的大事。在资助档案管理实践中我们应提高档案意识，建立一支履职能力强的管理队伍，采用信息化管理，促进规范化效果的实现。

关键词：资助档案  管理  规范化  实践策略

学生资助是教育民生的重要内容，是帮助贫困家庭学生完成学业，获得教育公平的有效举措。近年来，在国家经济快速发展的背景下，学生资助项目越来越来，而与此事相关联的资料记载也就越来越详实，包括纸质版材料、电子系统材料和影像材料等，。为了资料的调取应用方便快捷，我们就必须对此加强管理，使之规范化。下面，我结合这几年的工作实践，谈谈学生资助档案规范化管理的实践策略。

一、加强学习，提高资助管理干部的档案意识

我们知道，在一个单位或部门中，领导重视的事情或喜欢的项目活动，就很容易开展好。也就是说，要促进资助档案管理规范化，领导干部的重视是第一位的，也是最重要的。如果领导干部档案意识薄弱，对大项工作、容易出成绩的工作关注过多，而需要长期投入的档案工作不理不问，那么学生资助档案管理工作就无法有效开展。所以说，要有效开展资助档案管理工作，领导干部的重视很重要。只要他们重视了，就会让更多的人参与到档案管理工作中来，而不是仅仅的几个档案管理者。实践中，要提高领导干部档案意识，除了上级部门的时时督查外，就是要求他们加强档案管理学习，提高档案管理意识，让他们认识到档案工作在服务全局、实现“资助育人”，帮助家庭经济困难学生更好地完成学业和成长成才等方面的重要意义。

二、加强专项培训，提升档案规范管理的履职能力

要提高档案管理的规范性，必需一批具有规范管理能力的干部队伍，他们履职能力强，才可能实现预期效果。为此，我们应先选择业务能力强、思想素质好、有爱心的中青年教师作资助管理人员，落实到专人专管，提高管理工作人员的综合素质和能力，切实践行“资助育人”的重要理念，促进学生的全面发展。首先，各学校要设置专门的资助管理办，由专业资助工作人员负责。学校应在资助管理办统筹管理下，设置专门的资助管理岗位，专人专岗管理，提高学生资助管理工作成效。其次，加强学校资助档案管理人员培训，校级资助管理办工作人员应积极参加教育部门组织的培训，增强业务素养和能力，坚持“走出去”和“引进来”相结合，加强和其他学校交流学习，取其精华，提高档案管理实践技能。最后，县级教育部门应定期开设资助档案专题培训班，拓展资助管理知识，增强实践管理能力，更好地提高学生资助档案工作管理的质量和效率。

三、制定建档规则，促进归案有理可循

加强档案管理的最终目的，就是再次利用档案，有据可查，为我们新开展的工作服务。我们知道，不同管理阶段的档案材料要求和标准各不相同，学校应制定和完善学生资助档案归档的标准和细节要求，完善规则制度，做到学生资助工作档案管理的标准化。首先，制定学生资助工作“奖、助、贷、勤”等具体方面材料收集、整理和归档的标准，具体表格统一、填写格式、收集材料类型等方面，包括档案盒的大小、颜色、字体等都要作详细要求，使各学校在执行过程中有理可循，有据可依，便于县级资助中心与学校两级资助档案管理统一，增强学生资助档案的规范性。其次，明确各类学生资助档案保存的时限，定期进行整理和归档，明确各类资助材料的更新周期，将短期、中期和长期保存的档案进行详细划分，明确学生资助档案中各类材料重要程度和价值，便于资助管理工作的审查和考核。最后，建立健全资助管理工作监督机制，定期对资助工作开展公平、公正的检查，提高学生资助档案管理工作规范化。

四、采用信息化手段，做到无纸化和有纸化的“双保险”

随着教育信息化的大力推进，学校走上了信息化管理的管理模式。学生资助档案管理作为管理中的一个重要，也应采用信息化的管理方式，这样既查阅方便，存取调用快捷，又能减少办公成本，推进无纸化管理。首先，强化资助管理工作人员对档案归整实施信息化意识，树立电子账务管理理念，为学生资助档案信息化发展提供基础。其次，借助学校现有学生资助管理平台，加大对学生资助管理信息化建设的投入，设立专项费用，设计和搭建校级学生资助信息平台，实现资助工作通知、学生信息注册、网络申请登记、审核和查询等功能集中于一体，提高学校资助管理效率。最后，建立受资助学生定期跟踪回访制度，定期了解贫困学生学习、生活和心理等状况，做好已脱贫和新增阶段性贫困学生信息的补充工作，增强学生资助档案的动态性。

值得注意的是，随着时间推移，学生资助档案越来越多。即使通过信息化方式存储，其数据也会在快速更新与数量急剧增加的过程中，再大的软件平台或数据库也显得难以胜任。在这种情况下，学生资助档案信息就难以得到有效保存，更别说长期。因此，为了保险，我们在加强电子文档管理的同时，也要妥善处理纸质文档的管理，做到无纸化和有纸化的“双保险”。在电子文档管理中，为了防止不良信息占用平台空间，需要我们加强档案信息的鉴别，确保归档存储的信息具备较高的保存价值，而作为电子信息中价值最高的电子文件，需重点对其进行价值的审定，并备好份。

总之，学生资助档案要实现规范化管理，提高档案服务反哺工作实效，我们必须从强化自身素质做起，做好文件材料的收集，强化管理者的档案意识，加强资助档案管理队伍建设，完善资助档案管理体系。只有这样，档案管理才可能真正达到规范化管理的要求。

参考文献：

[1]郑永红、他淑君，学生资助档案规范化管理研究[J].教育评论，2018年。

[2]汪佩珍，浅析学生资助档案的管理[J].浙江档案，2012年。

[3]孙泳丽，建立贫困学生资助档案的思考[J].山东档案，2011年。